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大文档的前世今生(二)

大文档的前世今生(二)

谁都知道,文档最重要的是内容

一篇文档,最重要的是内容;没有内容,形式再好,你也是在瞎忽悠;当然了,有了内容,你依然在忽悠,只是不瞎而已;既有内容,又有形式,你超脱了所谓忽悠的范畴,提升到漂亮忽悠的境界。

一个命题:究竟是内容决定形式呢,还是形式决定内容?

我说,大多数情况下似乎前者更靠谱一些,也有些特例,最特例的是苹果。然而,可惜的是我讲的故事发生在窗户内。

在窗户内,大文档先大在内容。如果内容不多,一个人搞定的话,也就没有什么大文档的话题了。大文档进行时,往往是内容需要多人,甚至是多个团队进行,由此才引发了大文档的故事。

遥想当年我们竞标写标书,一份标书中分好几块内容:业务分析、架构设计、技术方案、实施计划、项目管理等,一个人很难精通所有的部分,自然的做法就是一个人或一个小组负责编写其中一块或几块,例如我作为“砖家”,常常做项目实施计划、写项目管理的内容。多个人各自完成自己那块内容,某个人再把所有的部分一合并,“Bing”一份大文档就诞生了。

一、协作要有一个流程

大文档大内容,需要很好的内容协作和内容管理。

首先,构建文档的架构,这是文档的骨架,有了骨架之后,血肉在能在其上滋生。大多数的时候,构建的这个文档架构,也就是这篇文档的目录大纲。天地初开时,要有那么一个人,整体把握文档的内容,确定整篇文档中要写的章节内容,拟定每章节的标题,进而起草一份文档的大纲。大文档合作的开始,针对这个大纲进行讨论、修改,最终确定这个大纲。

其次,分田地,承包责任制。在大纲定下来后,就可以谈分工了。根据文档的大纲架构,结合参与大文档编写的每个人的技能和特长,分田地,责任到户,每人一亩三分地,剩下的就是这些承包户在这一亩三分地上辛勤的耕耘了。

接下来,还要有那么一个人,把各承包户完成耕耘的文档汇总合并,形成一份统一、完整的文章。其中的难点是保持内容的完整、保证格式的统一。保持内容的完整,要求拿到的各部分文档,应该是各承包户最新的文档,这涉及到文档版本管理的内容;而保证格式的统一,则要求在各承包户耕耘田地的时候,是按照统一的格式要求进行,这涉及文档格式管理的内容。

最后,如果合并后的文档需要继续修改,那也该有一个修改的准则和流程。遵循这个统一的准则和流程,大文档才不至于被修改的乱七八糟。

二、有些规则应该遵循

在遵循流程的同时,有些规则也应该遵循:

  • 文档协作,要分工明确。不同的部分,交给不同的人去写,每个人应对自己写的部分负责。尽量不要让多人共同处理文档中相同的部分,即使不得不多人共同处理同一部文档,最好理出处理的先后顺序,而不要同时进行修改
  • 文档合并交由专门一个人来做。同一个人,保持同一个标准,以及使用相同的处理流程,以确保合并的时候不会出现错误
  • 减少多人同时操作文档的时间。如果可以做到一个人处理完文件之后,另一个人再处理文件,这样就不会出现文档的混乱

这些规则归纳起来,最重要的就是一点:要分工明确,相互独立。这有点麦肯锡的MECE规则的意思:Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是“相互排斥,完全穷尽”,做到不重叠、不遗漏的分类。

有没有感觉到,虽然事情不同,但事情背后的道理是相通的。

(未完待续...)

作者:古侯子
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