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大文档的前世今生(三)

大文档的前世今生(三)

要知道,文档版本乱不得

留存文档历史版本,让你随时可以回溯,重新修改文档,纠正文档编撰的方向。前文提到的文档协作的工具,大多以版本控制作为其核心功能,可见人们对版本控制重要性的认识。

对于文档协作而言,版本管理更是重要非常。在文档合并时,合并人员应该拿到各部分文档编写人员的最新版本的文档,基于这些最新版本文档合并成一份完整版本的文档。同时,文档合并人员应该清楚收集上来各部分文档的版本,以及与合并文档版本的关系,这些版本管理乱不得,否则合并出来的文档就是一个新旧大杂烩,后续的文档的修改和更新,更会是“东北乱炖”。乱炖的味道美不美不知道,但肯定品尝的心情不会很好。

一如前面所说,工具始终只是工具,可以提供工作的便利,但无法替代你去工作。虽然有很多不错的文档版本管理工具,但人工的版本管理不但必要,而且非常的必要。事实上,在一个人处理文档时,很少会自己单独安装、使用一版本管理软件,即使是Word中自带的一些版本管理软件,使用的频率也不高,效果也不好。构建一套版本管理的规则和标准流程,某种程度的手工进行版本管理,是我所推荐的文档版本管理解决方案。

一、给文档起个好名字吧

手工文档版本管理,最贱的一种方式就是通过文档命名进行管理。

好的文档命名,简单直观的展示文档的版本,以及文档的标题或关键字,即方便文档版本的管理,避免多人文档协作时可能带来的混乱,又方便于文档的存储和查找,提高文档的整理和查找的效率。

在经过一系列的“板砖式”大文档的猛拍之后,我总结了一系列的文档命名规则,常用的一种如下:

项目简称_文档名称_日期V版本.格式后缀 举例说明:AACRM项目_需求调研报告_20110328V1.0.doc

在多人文档协作时,文档命名稍作调整,添加编写人员的缩写:

项目简称_文档名称_作者_日期V版本.格式后缀 举例说明:AACRM项目_需求调研报告_HQ_20110328V1.0.doc

如此命名规则带来一系列好处,例如:

  • 命名格式统一,多份文档在一文件夹中存储时,可以方便的按照一定的顺序对文档进行排序,从而便于文档的管理,尤其是人工进行多版本文档的管理
  • 文件命名中有足够的文件相关的信息,方便于利用搜索工具对电脑文件进行搜索
  • 多人合作时,能很容易通过标题确定文档的作者以及其编写的文档内容,在文档合并时,根据各人负责的内容进行文档内容的整合以及修改

二、文档版本管理其实是个习惯

有了统一的命名规则,只是奠定了文档版本管理的基础,相当于你只是把你的系统搭建起来,更重要的是你要去使用你的这套系统。这就是要养成文档版本管理的习惯。

要养成这样的习惯:每次修改文档前,不直接操作原来的文件,而是复制生成一份新文档,手动修改文档命名中的日期和版本,形成一份新版本文档;若是修改的别人的文档,还在文档命名中别人名字之后添加自己的标识。这样的操作很简单,但需要长期的坚持

跟所有其他的事情一样,熟能生巧。只有在熟到一切成为一种习惯,那些规则依然深入骨髓时,文档版本管理才会成为一种自然而然的事,也才能提升至一种境界的高度。

(未完待续……)

作者:古侯子
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