文档内容对比》的文字后,我一直在琢磨的事情是如何做好文档协同。跟几个同事做些交流,想找出一种适合我们这种多人合作写一份文档的解决方案。没有完美的解决方案,只有适合的解决方案。 我的故事 咨询公司,做的最多的工作之一是文档处理。平时在项目上如是,在做BD的时候更是如是。 有些讽刺的是,我们给别人做IT的规划,业务流程的梳理,以及信息系统的实施,替别人实现生产的信息化、办公的信息化、管理的信息化等,但我们自己却没有做到类似的信息化。" />
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文档协作

文档协作

写了《文档内容对比》的文字后,我一直在琢磨的事情是如何做好文档协同。跟几个同事做些交流,想找出一种适合我们这种多人合作写一份文档的解决方案。没有完美的解决方案,只有适合的解决方案。

我的故事

咨询公司,做的最多的工作之一是文档处理。平时在项目上如是,在做BD的时候更是如是。

有些讽刺的是,我们给别人做IT的规划,业务流程的梳理,以及信息系统的实施,替别人实现生产的信息化、办公的信息化、管理的信息化等,但我们自己却没有做到类似的信息化。

我们自己的工作方式,还是那种偏向于原始的工作方式,比如简单的人工文档的合作,没有自己的办公自动化系统;比如所有的沟通均通过邮件进行,自己的文档服务器系统也没有用起来。

虽说医不自医,如果一名医生,一天到晚总感冒发烧不断,自己又看不好自己,我是不敢找这医生给自己看病的。最起码的一些东西你得有,自己不一定很好,最起码不应该太差。

这次做BD的过程中,多人合作写一份技术标书,每个人负责不同的部分,最后由一个人来统一合并。起初分开写,写完之后的初步文档合并,似乎都很顺利。到中后期,文档版本不断更新,同时有多个人,多个部门在修改,修改的时间长短不一致的时候,文档版本管理就显得混乱而无效率了。也因如此,中间出了一些错误,这让我考虑,我们应该有一个好的文档协作的解决方案。

文档协作方案的探讨

文档写作机制

从咨询的角度来看,文档协作,不仅是一个技术上的问题,更重要的是做好文档协作的流程。具体的流程,谁先谁后,怎么整合之类,具体情况具体分析,很难给一个放之四海而皆准的流程。怎样的流程,都该注意下面的一些注意事项。

1、文档协作,要分工明确。不同的部分,交给不同的人去写,每个人应对自己写的部分负责。尽量不要让多人共同处理文档中相同的部分,即使不得不多人共同处理同一部文档,最好理出处理的先后顺序,而不要同时进行修改; 2、文档合并交由专门一个人来做。同一个人,保持同一个标准,以及使用相同的处理流程,以确保合并的时候不会出现错误。 3、减少多人同时操作文档的时间。如果可以做到一个人处理完文件之后,另一个人再处理文件,这样就不会出现文档的混乱了。 4、制定统一的文档协作标准。统一模板,统一的文档格式,甚至一些标点符合的使用,最好也在文档开始前,统一制定。如此,在文档后期的合并整理时,会方便很多。

技术方案

没错,我更关心的是有什么技术方法很好的实现文档协作。研究了一下,列出下面的几种技术解决方案,并作简单描述。

1、Wiki之类 BS的Online的文档协作的方案,如果重文档内容,对文档格式不甚重视的话,可以用这种方案。即使在局域网范围内,随便找台机器,架设WEB服务器,装个免费的Wiki,不是难事,用起来也比较方便。无奈,对我们而言,文档格式要求很严格,无法使用这种方式。 2、Google Doc BS的Online的文档协作方案,而且必须要能联网,还得能连到google的服务器,不然不可用!比如,好久没用,这两天才发现原来Google Doc被天朝给墙了。如此,也不适合我们使用。说实话,google doc功能确实不错,用起来也很顺手,比Office Live功能要强大的多。 3、Microsoft Office Live 整体描述同Google Doc,不同的是它未被墙,而且功能上比Google Doc稍微差上那么一点,但普通的使用也够了。现在的问题是,没有Office 2010,想弄一个Office Live的帐号似乎并不容易。我折腾一天,才开通了一个Windows Live ID的帐号能使用Office Live功能。令人不爽的是,Microsoft为台湾、香港都提供了该服务,就是大陆没有。叹一个!另,我总有些担心,对于这些第三方提供的Online的服务,如何确保文档资料的安全性呢? 3、VSS/CVS 我知道VSS,见过这个东西,却没啥好印象。以前在一个项目上,用过这个东西做文档的版本控制。印象是,软件又土又丑,用起来很别扭。在代码管理方面,VSS/CVS用的很多,似乎也很成功。其他方面,我不是很清楚。一则VSS/CVS是CS结构的,用起来需要一台服务器,一则对其在文档管理方面的性能表示怀疑,所以也没有打算用此做文档协同。 4、SharePoint 很多公司拥SharePoint做文档管理的工具,做项目当中,见到很多客户就是用这个东西,似乎也很方便。我没用过,对其功能不做评论。我想既然这么多家用这个工具,肯定有他们的道理的。对我而言,我想的是可以在一个小局域网范围内就可以进行文档写作,不要太多额外的东西,这一点SharePoint似乎不能胜任,因为它需要服务器,需要安装一堆的东西,比如IIS之类。如果在公司环境下,有这个工具,我会用;如果作为小团队自己使用的话,就我而言,VSS/CVS的优先级要高过SharePoint。 5、Groove 这个东西是Office2007里面的新组件,以前没有注意是干嘛的,研究文档协作的时候才认真的看了这个东西一眼。这个东西的卖点在于P2P,可以把在线的N个人的文档保持同步。你可以离线编辑,只要在线,就会自动的把更新的文件同步到其他协作人员的电脑上。不需要服务器在局域网内使用,也可以通过微软的服务器做中介online跨区域使用,这个听起来很牛。 一般一个客户端足够了,牛的是微软提供了Groove Server,可以假设企业自己的服务器,而且还可以跟Sharepoint和其他的微软工具无缝连接,也足够的牛。 从这些方面,我想还真满足我的需要了。前两天的时候,还想简单的写一个Groove的使用教程贴,不过后来发现这个东西也不尽善尽美。比如,新版本的Groove取消了Co-editing的功能,取而代之的是多人同时编辑文档时会保存多个版本。这个有点烦,不过,现阶段而言,这个应该可以满足我的需要了。所以,我努力的在公司的小Team中,推广这个工具。既然有了,干嘛不用?不用,浪费了。 对这个东西感兴趣的,不妨Google或者百度:Groove 2007。网上有很多的教程! 6、其他 万能的其他,不想更详细写更多的方案,就写其他。 除了我能找到的几个方案外,拿搜索引擎搜,可以发现有很多的文档协作解决方案。看来,文档协作,或者提高一个层级来说,办公协作,是一个蛮大的市场。随着工作地点的越来越分散化,这个市场会越来越大。在不同的地点,多人如何协作,始终会成为一个值得考虑的问题。

小小的总结

简单的说,做好文档协作,要设定一个良好的文档协作流程,然后选择一个适合的文档协作的工具。这里,我推荐的是使用Groove。好不好,各抒己见,不过是可以尝试一下的。

作者:古侯子
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       文档协作:目前有2 条留言
      1. 沙发
        Mr Heisenberg:

        古兄的文章写得又好又快,写篇文章介绍一下写作经验吧。期待。

        2010-12-01 4:18 下午 [回复]
        • @Mr Heisenberg,

          呵呵,谢谢称赞。我会尝试写一篇文章,介绍我所谓的写作经验,希望能对您有些借鉴。

          2010-12-02 1:20 上午 [回复]
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