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文档内容对比

文档内容对比

我知道我很土,直到工作中出现失误,才知道原来Word有很好的文档对比功能。有很多很简单的事情,你提前知道,也许就可以改变结果。所以,如果提前可以做准备,多知道一些信息和方法,就一定要提前准备,要相信“磨刀不误砍柴工”!

我的故事

做BD项目,标书写完,我们BD的Leader把标书给各个部门审。各部门会给出反馈意见,我们继续修改标书。其中一个部门反馈回来,对标书做了大幅度的修改,在文档上做了修改标注。但因在他们反馈之前,我们自己又做了几次修改,无法直接用该部门修改后的文档。唯一能做的就是对比反馈回来的修改文档和我们最新版本的文档,只修改这两个版本标书中有差异的地方。

这时候,我还不知道Word的文档对比功能,于是采用了最土的方法,用眼睛对比。结果呢,大部分的差异处均对比出来了,却遗漏了两处标注的不明显,但是内容很重要的部分。

后面,再提交修改后的文档时,我们的BD Leader被公司各部门的领导Challenge,虽然没有说我什么,但我知道这是我的工作失误。于是乎,我查找了一下文档内容对比的资料,得知原来Word 2007有很好的文档内容对比的功能。

Word 2007文档比较功能

如下面的图所示,Word 2007有个“Compare”(“对比”)功能;其下包括两个子功能:Compare(对比)和Combine(合并)功能。不是我想贴英文图,无奈我机器上装的是英文的Office。

以Compare(对比)为例,点击之后,显示如下的界面:

选择要比较的两个版本的文档,选择“Comparison Setting(比较设置选项)”以及“Show Changes(修改显示)”选项。我现在就用默认的选项,点击OK,会显示下面的界面。

左边的Pane,显示了两个文档对比后的差异;中间的Pane,新建了一个Doc,把两份文件的内容合并的一起,并显示了二者的差异;右边的Pane,上面是原版的Doc,下面是新版的Doc,也就是对比的两份Word原版。

点击左边Pane显示的差异项(粉色标注),可以在中间的Pane中显示的新建Doc中逐一查看两文档的差异,根据我们的需要进行调整,或者接受修改,或者不接受修改。调整完成后,可以把中间的Doc保存成新的版本的文档。

上面的这个界面,都可以在“Review”(审阅)的功能菜单中进行调整,根据需要和习惯,修改使用的界面。

我想,如果我早些知道这个功能,我想我只要对比一下反馈回来的文档和我最新的文档,找到差异处,按顺序调整这些差异,就不会出现我前面提到的工作失误了。所以,人很多时候,不能太相信自己,还是需要一些有利工具的支持,才能更少的犯错误。

至于“Combine”(合并)功能,我觉得与“Compare”(对比)功能没有本质的区别,二者的设置界面都是一样的。把两份或者多份(实际上还是两份)通过比较,放到新生成的文档中,根据情况调整后,即可合并成一份新的文档。具体的,不赘述。

另外Word还有一个并排查看文档的功能:同时打开要进行对比的两份文件,然后点击“View”(查看)选项卡中的“View side by side”(并排查看)选项。

则会在窗口内并排显示两份文档,随意上下滚动一份文档,另一份文档同步滚动:

其他的文档内容的对比

没错,到现在总结的东西,已经满足我现在的需要了。不过,我想将来也许我需要对比的不仅是Word文档,也可能是其他什么文档,比如文本文件之类,那么我该如何去做呢?

方法一:人眼对比(哎呀,上帝救救我吧!)

方法二:贴到Word中,用上面的方法进行对比;

方法三:用一些文档对比的软件工具,进行对比;比如对于纯文本对比,可以用WinMerge(免费开源的软件)、CompareIt等;也有一些更专业的软件,比如Softinterface Diff Doc,据说可以对比Word,文本文档等各种文档的内容,是否如此,我不知道,暂时也不想去测试。等到需要的时候,再做这个测试工作,现在我只要知道有这么一个东西就好了。

方法四:谁有更好的方法,建议一下?我列在这里,以供以后参考之用。

另外,如果是WPS的话,有其自带的对比功能,跟Word类似,可以去Google或者Baidu。

小小的总结

首先,不要太相信自己的能力,我是指这种处理杂务的能力;有高科技的相助,你会更少的出错。

其次,上面列出来的文档内容对比方法,可以用在日常的工作中。

第三,很多工作、生活中的小知识、小技巧可以多掌握一些,掌握的充分一些,不定什么时候就需要了;一些工具的使用,也不应该只是满足够用就好,应尽量全面掌握,因为你不知道什么时候就不够用了。

最后,就是最后了,总结完毕。

作者:古侯子
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      1. 地板
        Mr Heisenberg:

        关键词:团队 协作 聚合 版本 wiki
        用wiki或在线聚合工具是最好的解决方法。既然你们公司有$$,用confluence (http://www.atlassian.com/software/confluence/)吧。要不就是 google sites 或其他在线工具都可以。

        2010-11-25 11:34 下午 [回复]
        • @Mr Heisenberg,

          我们写的东西,不仅对内容要求比较严格,对格式要求也比较严格,所以没有办法用Wiki或在线聚合工具来解决这个问题。

          2010-11-26 2:01 下午 [回复]
      2. 板凳
        Mr Heisenberg:

        我还记得,office 有个 sharepoint 功能,也能完成这样的工作。google:用 office 协同工作

        2010-11-25 11:37 下午 [回复]
        • @Mr Heisenberg,

          您说的这个提醒了我,确实我们现在需要的应该就是文档协同写作或者修改的东西。好好的整理一下,弄一个简单的文档协同写作或修改的解决方案。

          多谢您的建议。

          2010-11-26 2:02 下午 [回复]
      3. 沙发
        慕曼:

        既然看了,顶一个吧,好文章

        2016-01-04 1:07 下午 [回复]
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